“Buscamos el mejor canal para llegar a cada cliente”

Enric Aranda León

Enric Aranda León se incorpora al grupo MailTecK & Customer Comms como Responsable de Desarrollo de Comunicaciones Legales en Cataluña, Baleares y Valencia. Aranda es Arquitecto Técnico por la Universidad Politécnica de Cataluña. Con más de 20 años de experiencia en ventas, ha trabajado en el departamento comercial de empresas como Riso o Unipost. En esta última, Enric se especializó en producto burofax, siendo responsable de las principales cuentas de la compañía. Enric nos habla sobre el futuro del burofax y de las comunicaciones legales en general.

¿Qué ventajas tiene PostaMail frente a otras plataformas de procesamiento y distribución electrónica de comunicaciones?

En la actualidad hay otras empresas que profesionalizan un servicio de distribución de comunicaciones a través de plataformas propias, pero realizan la impresión y los envíos por medio de otras compañías. Por ejemplo, hay empresas que imprimen los burofax en la propia oficina de mensajería. En estos casos la seguridad es inexistente y la protección de datos nula. Sin embargo, nuestra plataforma nos protege del tránsito de la información hacia otros y del proceso posterior de depósito en Correos, ya que trabajamos directamente con ellos. También hay que destacar que nuestra plataforma tiene una central única de impresión. Además, somos prestadores de servicios de confianza y estamos certificados por la norma ISO 27001. Esta última avala la confidencialidad e integridad de nuestros procesos de tratamiento de los datos de nuestros clientes, basados en una gestión eficaz de la seguridad de la información.

¿Ofrece la posibilidad de acceder a las trazas del proceso?

La plataforma facilita la traza del proceso total. Además, en servicios con trazabilidad como el burofax, ese seguimiento se realiza desde nuestra plataforma, no tenemos que ir a la propia web del operador postal. Y no sólo podemos registrar la trazabilidad, también certificamos el contenido. Disponemos de una copia de seguridad de todos lo envíos que se realizan a cada usuario. Cada copia se almacena y puede usarse, tanto por el usuario como por el administrador, en caso de necesidad de verificación de los contenidos.

Las empresas conocen la utilidad del burofax, pero también reconocen el encarecimiento de la herramienta. ¿Podemos hablar de malas prácticas en la justificación del uso de esta comunicación?

Sí, hay malas prácticas. Hay casos donde se ha usado el burofax de forma automática para comunicaciones que no lo requerían. Eso incrementa los costes, pudiendo emplear otras comunicaciones más económicas, como pueden ser la carta certificada o el email certificado.

Las comunicaciones electrónicas, y en especial las notificaciones electrónicas, han adquirido un especial protagonismo dentro de las comunicaciones certificadas. ¿Cómo ha evolucionado la seguridad e inviolabilidad del email en los últimos años?

Todo este mundo de las comunicaciones electrónicas está cogiendo un buen ritmo porque son mucho más rápidas, hay gente que las prefiere y valora que sus envíos le lleguen de esta forma, y su coste es muy inferior a los envíos en papel.

¿Llegará a igualarse su validez y valor probatorio al del burofax?

Probablemente, pero no podemos asegurar en qué momento. Es un tema bastante complejo, porque depende de la ley. De momento, en caso de tener en cuenta la validez legal del envío ante un posible problema legal, normalmente se usa más el burofax; pero depende de qué se quiera comunicar, cómo se quiera comunicar y qué necesidad tengamos de demostrar ese valor probatorio.

El Customer Experience es algo que tiene muy en cuenta Marketing cuando envía sus comunicaciones. ¿Qué ocurre cuando éstas son puramente legales?

Actualmente todavía hay empresas que envían sus burofaxes como si fuesen telegramas, con una letra enorme, a veces sin logo, en blanco y negro, etc. Ahora hemos llegado a un punto en el que para las comunicaciones legales hará falta una visión “marketiniana”. Hay que buscar la forma de conciliar la comunicación puramente legal, ya sea positiva o negativa, y al mismo tiempo no mostrar una imagen tan dura de la compañía que emite ese envío. Queremos que el cliente reciba nuestro burofax de la forma más amigable posible para aumentar el ratio de aceptación. Nosotros ya trabajamos en ello. Por ejemplo, somos el único proveedor del mercado en España que ofrece la solución de burofax en color.

Otra de las cuestiones de las que se ha hablado en materia de envíos es la multicanalidad. ¿Cómo se trabaja este aspecto actualmente?

En los últimos años se ha hablado de la eliminación del papel. Sin embargo, nunca se va a poder suprimir totalmente. Las empresas están trabajando en la optimización de las comunicaciones. Eso no significa que vayan a descartar el papel. Nuestra plataforma lo que permite es evitar al cliente procesos previos al envío, reduciendo una serie de costes: impresión, manipulado, transporte, envío a Correos, etc. Nuestro trabajo consiste en digitalizar la gestión de la correspondencia de la empresa. De ese modo, la empresa tiene un ahorro de tiempo importante y, por lo tanto, incrementa su productividad. Además, vamos hacia una comunicación multicanal donde la empresa pueda decidir qué tipo de canal es el que más le interesa para cada comunicación, incluso utilizando de manera automática un segundo canal si el primero no ha funcionado. Esto consigue optimizar todas las comunicaciones y facilitar el control de las empresas sobre las mismas. Buscamos el mejor canal para llegar a cada cliente.

¿Qué nuevos retos afronta este tipo de servicios de gestión integral de las comunicaciones en plena era de innovación tecnológica?

Pienso que el reto más grande ya se ha abordado, que es el impacto que tienen las comunicaciones electrónicas en todo el mundo; pero tenemos que estar preparados para las nuevas comunicaciones que se vayan a generar. ¡Quién nos dice que no trabajaremos con el burofax a través de un SMS certificado! Tenemos que estar abiertos a otro tipo de retos y, sobre todo, ser los primeros en detectarlos e implantarlos.

2018-05-22T09:13:28+00:0022 mayo, 2018|Noticias|