Firma electrónica avanzada, una herramienta para agilizar y asegurar nuestro negocio

En diciembre de 2003 se publicaba en el BOE la Ley 59/2003 de firma electrónica, un texto que sería un precedente del rumbo que tomarían la certificación de documentos y los procesos de contratación. Casi 15 años después de la publicación de la ley, la transformación digital es motivo de continuo debate en las empresas; la banca móvil ha dejado de ser una opción para ser una obligación para las entidades financieras; y una gran cantidad de nuestras compras personales las realizamos a través de Amazon.

En una sociedad en la que el acceso y el uso de las nuevas tecnologías adquieren cada vez un mayor protagonismo, se vuelve necesario para las empresas y las Administraciones Públicas agilizar sus procesos a través de herramientas digitales. Una de ellas es la firma electrónica, cada vez más importante con la llegada de las nuevas generaciones que, como los Millennials, prefieren no tener que moverse de sus espacios de trabajo y ocio para realizar diferentes gestiones que pueden hacer desde sus smartphones. Revisan sus gastos a través del móvil, tienen un entrenador personal vía app, y hasta hacen uso de la telemedicina cuando su estado de salud no les exige un desplazamiento a un hospital.

En el nuevo entorno de las oficinas virtuales y la administración electrónica, se imponen nuevas formas de certificar la validez legal de los miles de contratos que se firman al día en nuestro país. En este contexto la firma electrónica se convierte en una herramienta indispensable en la esfera personal, laboral y empresarial de cada uno de nosotros. Además, ésta ofrece grandes ventajas a las empresas y a los usuarios. A continuación comentamos las más importantes y de las que se podrían beneficiar directamente las organizaciones:

  • Seguridad. La firma electrónica emplea una tecnología más segura que la firma manuscrita, por lo que suplantar la identidad del firmante resulta un proceso mucho más complejo. Convendría destacar que hay diferentes tipos de firma: simple, avanzada y cualificada. MailTecK & Customer Comms ofrece la firma electrónica avanzada de eSignLive, con un nivel de seguridad jurídica superior al de la firma simple al asegurar la verificación de la identidad e integridad de los datos firmados, que supone una evidencia jurídica admisible como prueba en un juicio. Además, es capaz de ofrecer una traza de auditoría visual, que permite reproducir, pantalla por pantalla, todo el proceso.
  • Mayor tasa de conversión. El cliente no dependerá de su horario de trabajo para poder ir a una oficina a firmar una póliza. Podrá formalizar su contrato con la aseguradora o el banco cuando y donde quiera. Además, la opción de firma electrónica estará disponible en su ordenador, tablet o smartphone.
    La ventaja no es sólo para el usuario o firmante, también para la empresa que emite el contrato, pues conseguirá una mayor tasa de retorno en la gestión de sus procesos de contratación. A mayor comodidad, usabilidad y disponibilidad del contrato, más rápida será la formalización del mismo.
  • Empresas más productivas. Con la digitalización evitamos desplazamientos y traslados de documentos y, por lo tanto, de personal. Con la firma electrónica se disminuyen los tiempos de ejecución de los procesos manuales y los posibles errores o pérdidas de documentos. Cuanto menor es el número de personas involucradas en el proceso de envío de documentación para la firma, menor será el número de incidencias posibles. Esto hace a la empresa más productiva y segura.
  • Reducción de costes. El ahorro se presenta como una de las principales ventajas a corto plazo. ¿Cuánto le cuesta a mi empresa enviar las pólizas a sus clientes por vía postal? Sin tener las cifras sobre la mesa, podemos deducir que mucho más que enviar contratos por e-mail. Ahorramos el coste del envío y todo el consumo de papel. Igualmente, ahorraremos espacio de almacenamiento de documentos. A ello debemos añadir que la reducción de papel favorece y contribuye al cuidado del medio ambiente.
  • Rápido acceso a la información. El personal administrativo de las empresas invierte una cantidad de tiempo almacenando, gestionando y buscando facturas y contratos. Si la organización de los mismos no es la adecuada, estos tiempos se incrementarán hasta suponer una considerable pérdida de tiempo y, por lo tanto, de dinero para la empresa. Con la firma electrónica y un proceso automatizado y simplificado de gestión documental, toda la información será más accesible y mejorarán considerablemente los tiempos de búsqueda de documentación.
    Es habitual que las mesas de trabajo se llenen de montañas de papeles, lo que se podría traducir por información sensible de ser extraviada o robada. Un archivado digital de la documentación reducirá la fuga de información si la empresa dispone de un buen sistema de seguridad en su equipamiento informático y un plan de contingencia ante posibles brechas de seguridad.

Si tras conocer estas ventajas estás buscando un partner con el que colaborar para poder gestionar la firma de los contratos de tu empresa, recuerda que tu proveedor debería poder ofrecerte al menos:

  • Cumplimiento del reglamento eIDAS, que regula la firma electrónica a nivel europeo.
  • Debe ser un prestador de servicios de confianza certificado.
  • Posibilidad de firmar documentos mediante el uso de certificado digital y firma electrónica.
  • Oferta de diferentes opciones de autenticación y verificación de identidades.
  • Recogida de evidencias que garanticen la trazabilidad de los procesos de firma.
  • Garantía de integridad e inviolabilidad del documento.
2018-05-10T15:45:35+00:00 10 mayo, 2018|Noticias|