Nos encontramos ante una nueva etapa en constante movimiento, que gira en torno a las nuevas tecnologías e Internet, y está generando cambios profundos y transformaciones en una sociedad que se mueve en un mundo globalizado. Estos cambios suponen una verdadera revolución que nos toca vivir y para la que las empresas tienen que estar preparadas. Sin embargo, hoy por hoy hay muchas compañías que todavía no se han dado cuenta de lo que “tienen encima”.

Comunicaciones transaccionales en papel y digital al mismo tiempo

La era digital ha venido para quedarse definitivamente entre nosotros, y esto es una realidad que cada vez está más acentuada. Toda la revolución digital está transformando de manera clara y profunda los hábitos, el lenguaje, la vida y las costumbres de muchas personas para crear una nueva cultura, “la cultura digital”. Esta transformación se traduce en nuevos comportamientos y necesidades de nuestros clientes, ahora cada vez más digitales.

Además, todo este aluvión tecnológico supone un reto para las empresas, que deben asimilar conocimientos, actitudes y habilidades dentro de este entorno digital para aprovechar las oportunidades que ofrece. No cabe duda de las muchas ventajas que la era digital ofrece a la sociedad y a las empresas que son capaces de adaptarse ante esta nueva situación. Más eficiencia, ahorro de costes, más información disponible sobre el cliente, ahorro de papel, protección del medioambiente u optimización de los recursos, son algunas de ellas.

No cabe duda de que el impacto de la tecnología en la empresa ha sido cada vez más importante en los últimos años, ya que el uso de las nuevas tecnologías ha logrado que las empresas sean cada vez más competitivas. Esto hace que aquellas organizaciones que no incorporan las innovaciones tecnológicas corran el riesgo de quedarse atrás.

La transformación digital: una nueva realidad para las empresas

En el caso de las empresas, esta nueva época se traduce en dos palabras esenciales: transformación digital. Porque ni el cambio es algo puntual, ni va a parar aquí. En un entorno en el que la disrupción tecnológica va a tomar el mando, las compañías, independientemente de su tamaño, tienen solo dos opciones: transformarse digitalmente o prepararse para, antes o después, acabar desapareciendo.

A día de hoy la tecnología y todo lo digital ocupan un puesto no solo transversal, sino también estratégico. Por lo tanto, los directivos y líderes de la compañía deben ser los primeros en encabezar esta nueva fórmula. Para ello, deben hacerse una primera pregunta: ¿cómo va a competir mi empresa en este nuevo entorno?

No solo hay que ser estratégicos, también hay que ser rápidos. Si los paradigmas de negocio anteriores permitían tomar decisiones de manera pausada y con calma, el entorno digital ha cambiado todo esto. La disrupción actual está en pleno movimiento, así que conviene que las decisiones se tomen de manera ágil y, sobre todo, que las empresas estén preparadas para este cambio.

El uso de las nuevas tecnologías para el sector de la prevención: la firma electrónica

Muchos sectores han adaptado sus sistemas y sus recursos a esta nueva realidad. El sector de la prevención de riesgos laborales es uno más, que debe adecuarse a esta era digital. Es por ello que MailTecK & Customer Comms está llevando a cabo un proyecto con las empresas de prevención para automatizar y optimizar sus procesos de contratación generando un ahorro de costes y dando a sus clientes un valor añadido.

Actualmente, la problemática que se presenta cuando una empresa decide contratar la prevención de riesgos laborales con una compañía de este tipo, se podría resumir de la siguiente manera:

  • Falta de seguridad jurídica en la tramitación. Muchos de los contratos son devueltos mediante correo electrónico con firma escaneada.
  • Falta de usabilidad para el cliente, ya que en muchos casos se dilata el proceso más de un mes.
  • Falta de eficiencia en la gestión documental. Todo se hace en papel.
  • Ausencia de innovación tecnológica.

Nuestra experiencia en multitud de sectores, como banca, seguros o utilities, nos ha permitido implantar procesos de firma electrónica dotándolos de una mayor seguridad jurídica, automatización de procesos, almacenamiento, custodia y recuperación de los mismos.

Pongamos un ejemplo de lo que ocurre actualmente y de lo que pasaría si se hiciera uso de la firma electrónica que ofrece MailTecK & Customer Comms. Una empresa con dos empleados quiere contratar un servicio de prevención. La empresa de prevención le manda el contrato por correo electrónico y le dice: Por favor, imprímalo, fírmelo por duplicado, escanéelo, devuélvalo por correo electrónico y remítanos el original a la siguiente dirección y le devolveremos su copia debidamente firmada por el servicio de prevención. De esta manera se pierde tiempo y recursos en imprimir, escanear y enviar por correo electrónico y por correo postal un documento del que ya se dispone en formato digital.

Ahora imagínese que la compañía hubiera hecho clic en el correo que le mandó la empresa de prevención, hubiera abierto una web, y simplemente volviera a hacer clic para firmar. El contrato quedaría firmado en unos segundos, con un certificado que acredita la transacción.

Entonces, ¿cuáles son las ventajas para un servicio de prevención y para el cliente a la hora de firmar un contrato o cualquier otro documento a través de la firma electrónica?

  • Para la empresa de prevención, supone un ahorro de costes comerciales, administrativos y de tiempo, además de un aumento considerable de la productividad.
  • Para el cliente, supone un esfuerzo mínimo para la firma, desde el punto de vista de la usabilidad o del Customer Experience, que le permite firmar el contrato desde cualquier dispositivo, ya sea móvil, tablet u ordenador, y de manera inmediata.

Para más información, contacte con nosotros y pondremos a su disposición un especialista en firma electrónica para acelerar los procesos de contratación de su empresa.

Artículo escrito por Raquel García
Jefa de Ventas de Comunicaciones Certificadas y Firma Electrónica

Raquel ha trabajado para empresas como Lleida.net o Quirónprevención, liderando departamentos de ventas y comercial. Licenciada en Derecho, Raquel tiene un gran conocimiento de las comunicaciones legales y, más en concreto, en el plano digital, siendo especialista en la automatización de procesos a través de la firma electrónica.